Anlage Auftragsverarbeitungsvertrag

1. Gegenstand der Beauftragung

Der Kunde (im folgenden „Auftraggeber“) lässt durch uns (im folgenden „Auftragnehmer“) auf Grundlage des Vertrages, zu dem dieser Auftragsverarbeitungsvertrag Anlage ist (der „Hauptvertrag“) personenbezogenen Daten im Auftrag verarbeiten. Zur Durchführung des Hauptvertrages beauftragt der Auftraggeber den Auftragnehmer mit einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO. Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag geht im Fall von Widersprüchen dem Hauptvertrag vor.

Ziel der Verarbeitung personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer ist die Erbringung der im Hauptvertrag vereinbarten Leistungen. Die Kategorien der von der Verarbeitung Betroffenen und personenbezogenen Daten sind in der Anlage 1 wiedergegeben.

2. Ort der Auftragsverarbeitung

Jede Verlagerung der Auftragsverarbeitung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

3. Verantwortlichkeit und Weisungsrecht des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist für die Zwecke der Auftragsverarbeitung der Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er ist für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Übermittlung der Daten an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung durch diesen, verantwortlich.

Der Auftraggeber hat jederzeit das Recht, den Hauptvertrag ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu erteilen. Weisungen können mündlich oder in Textform erfolgen. Mündliche Weisungen des Auftraggebers sind durch diesen unverzüglich in Textform zu bestätigen.

Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich in Textform informieren, wenn nach seiner Auffassung eine vom Auftraggeber erteilte Weisung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Solange die Parteien die Bedenken des Auftragnehmers nicht ausgeräumt haben, ist der Auftragnehmer berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung auszusetzen.

Sofern der Auftragnehmer der Auffassung sein sollte, eine Weisung des Auftraggebers aus technischen Gründen nicht befolgen zu können, wird er den Auftraggeber hierüber in Textform informieren und sich zum weiteren Vorgehen mit diesem abstimmen.

4. Pflichten des Auftragnehmers

Jegliche Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich entsprechend den Vorgaben des Hauptvertrages sowie den ggf. vom Auftraggeber erteilten Weisungen. Dies gilt auch in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation. Dieser Absatz 1 gilt nicht, wenn der Auftragnehmer zu der Verarbeitung durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, verpflichtet ist; in einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

2. Der Auftragnehmer bestätigt, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Er benennt dem Auftraggeber an dessen Stelle einen Ansprechpartner für alle Belange des Datenschutzes und der Durchführung dieses Vertrages.

Der Auftragnehmer hat die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit zu verpflichten, sofern sie nicht bereits einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Umfang der Verpflichtung hat in einem angemessenen Verhältnis zu den verarbeiteten Daten und den Folgen einer etwaigen Verletzung des Schutzes der personenbezogenen Daten zu stehen. Sie hat sich ferner auf alle personenbezogenen Daten zu beziehen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeitet. Der Inhalt und die Tatsache der Verpflichtung ist dem Auftraggeber auf Wunsch nachzuweisen. Etwaige weitergehende Verpflichtungen, die aus einer gesondert zwischen den Parteien abgeschlossenen Geheimhaltungsvereinbarung folgen, bleiben hiervon unberührt.

Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in den Art. 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten unterstützen. Hierfür wird er insbesondere die in diesem Vertrag vorgesehenen Leistungen erbringen.

Soweit erforderlich, unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO und wird ihm alle hierfür aus seiner Sphäre erforderlichen Informationen und Nachweise überlassen. Er ist entsprechend verpflichtet, wenn der Auftraggeber eine vorherige Konsultation nach Art. 36 DSGVO mit einer Aufsichtsbehörde durchführen muss. Für die unter diesem Absatz zu erbringenden Leistungen steht dem Auftragnehmer ein angemessenes, am Zeitaufwand orientiertes Entgelt zu. Der Auftragnehmer darf die Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen nicht davon abhängig machen, dass der Auftraggeber eine bestimmte Vergütung anerkennt und/oder vorab leistet.

Auf berechtigten Wunsch des Auftraggebers wird der Auftragnehmer diesem alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der dem Auftragnehmer nach Artikel 28 DSGVO obliegenden Pflichten zur Verfügung stellen.

Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung, Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden oder ist es zu entsprechenden Maßnahmen gekommen, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber umfassend zu informieren, es sei denn, dies ist ihm gesetzlich nicht gestattet. Ferner ist der Auftragnehmer verpflichtet, alle insoweit relevanten Dritten darauf hinweisen, dass es sich bei den Daten um personenbezogene Daten handelt, für die der Auftraggeber Verantwortlicher ist und er selbst nur als Auftragsverarbeiter tätig wird.

5. Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich unter Angabe der Gründe zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen oder hinsichtlich der Tätigkeit des Auftragnehmers Fehler oder Unregelmäßigkeiten bezüglich der Vorgaben dieses Vertrages oder der DSGVO feststellt.

6. Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragnehmer ergreift alle gemäß Art. 32 DSGVO erforderlichen Maßnahmen, insbesondere geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko der Datenverarbeitung angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses sind dies die in der Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen. Er hat die Einhaltung dieser Vorgaben dem Auftraggeber auf dessen Verlangen mit geeigneten Mitteln nachzuweisen.

Der Auftragnehmer ist zur Anpassung an geänderte technische oder rechtliche Gegebenheiten berechtigt, Änderungen an den in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen vorzunehmen. Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen, eine Erhöhung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der von der Verarbeitung Betroffenen oder generell eine Reduktion des vereinbaren Schutzniveaus mit sich bringen könnten, bedürfen der Zustimmung des Auftraggebers. Andere Änderungen, insbesondere eine Verbesserung der ergriffenen Maßnahmen, können vom Auftragnehmer ohne Zustimmung des Auftraggebers umgesetzt werden. Nach Vornahme solcher Änderungen passt der Auftragnehmer die Anlage 2 entsprechend an und übermittelt die jeweils aktuelle Version der Anlage 2 unverzüglich dem Auftraggeber bzw. weist diesen darauf hin, wo die neue Version auf der Webseite des Auftragnehmers zur Verfügung gestellt wird.

7. Betroffenenrechte

Der Auftragnehmer wird, soweit es ihm möglich und zumutbar ist, den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in Kapitel 3 der DSGVO genannten Rechte der betroffenen Personen nachzukommen. Hierfür hat der Auftraggeber den Auftragnehmer in Textform zu informieren, welche Unterstützungshandlung des Auftragnehmers er benötigt und diesem insoweit die Daten zu überlassen, die zur Erfüllung der Anfrage erforderlich sind. Soweit eine Partei weitere Informationen von der anderen Partei benötigt, wird sie diese unverzüglich in Textform darauf hinweisen. Der Auftragnehmer erbringt seine Unterstützungshandlung in angemessener Frist, so dass der Auftraggeber die ihm obliegenden Fristen wahren kann. Er hat den Auftraggeber unverzüglich unter Angabe der Gründe zu informieren, wenn er sich nicht in der Lage sieht, die verlangte Unterstützungshandlung zu erbringen.

Wenn ein Betroffener sich zur Ausübung der diesem aus Kapitel 3 der DSGVO zustehenden Rechte unmittelbar an den Auftragnehmer wenden sollte, wird der Auftragnehmer diesen an den Auftraggeber verweisen, soweit ihm die Zuordnung zu diesem möglich ist. Sollte ihm eine Zuordnung nicht möglich und der Auftragnehmer auch nicht als Verantwortlicher unmittelbar gegenüber dem Betroffenen aus Kapitel 3 der DSGVO verpflichtet sein, wird er ihn darüber informieren, dass er als Auftragsverarbeiter für Dritte tätig ist und er den Dritten hinsichtlich des Betroffenen nicht identifizieren kann. Sofern und soweit der Auftragnehmer gegenüber dem Betroffenen selbst als Verantwortlicher nach Kapitel 3 der DSGVO verpflichtet ist, obliegt die Erfüllung der entsprechenden Verpflichtungen alleine dem Auftragnehmer als Verantwortlichen.

Für die unter dieser Ziffer für den Auftraggeber zu erbringenden Leistungen steht dem Auftragnehmer ein angemessenes, am Zeitaufwand orientiertes Entgelt zu. Der Auftragnehmer darf die Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen nicht davon abhängig machen, dass der Auftraggeber eine bestimmte Vergütung anerkennt und/oder vorab leistet.

8. Kontrollrechte des Auftraggebers

Dem Auftraggeber stehen alle Kontrollrechte, insbesondere Inspektionen, zu, die zur Wahrung der ihm nach den Vorgaben der DSGVO obliegenden Pflichten erforderlich sind. Das Kontrollrecht ist mit einer angemessenen Ankündigungsfrist und zu den üblichen Geschäftszeiten des Auftragnehmers auszuüben. Der Auftragnehmer ist zur Reduktion der Auswirkungen von Inspektionen auf seinen Geschäftsbetrieb berechtigt, diese mit denen anderer Auftraggeber zu verbinden, soweit dies dem Auftraggeber zumutbar ist (z. B. gemeinsame Inspektionstermine, die in angemessener Frist durchgeführt werden). Der Auftraggeber wird Sorge dafür tragen, dass Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers nicht unverhältnismäßig zu stören.

Der Auftraggeber ist berechtigt, die Ausübung der Kontrollrechte auf einen von diesem beauftragten Dritten zu übertragen. Sollte der Dritte in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer stehen, hat dieser gegen dessen Tätigkeit ein Einspruchsrecht.

Der Auftragnehmer hat an der Ausübung der Kontrollrechte im erforderlichen Umfang mitzuwirken. Er darf Kontrollen durch den Auftraggeber von der Unterzeichnung einer üblichen und angemessenen Verschwiegenheitserklärung abhängig machen, soweit dies zum Schutz seiner Geschäftsgeheimnisse nach den gesetzlichen Vorgaben erforderlich ist.

Für die unter dieser Ziffer zu erbringenden Leistungen steht dem Auftragnehmer ein angemessenes, am Zeitaufwand orientiertes Entgelt zu. Der Auftragnehmer darf die Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen nicht davon abhängig machen, dass der Auftraggeber eine bestimmte Vergütung anerkannt und/oder vorab leistet.

9. Maßnahmen von Aufsichtsbehörden

Der Auftragnehmer informiert, soweit zulässig, den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollhandlungen und Maßnahmen einer (Aufsichts-)Behörde, soweit sie sich auf diesen Vertrag beziehen. Dies gilt insbesondere, soweit eine Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.

Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der (Aufsichts-)Behörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer im erforderlichen Umfang zu unterstützen. Für die insoweit zu erbringenden Leistungen steht dem Auftragnehmer ein angemessenes, am Zeitaufwand orientiertes Entgelt zu, sofern und soweit er die entsprechende Kontrolle etc. nicht zu vertreten hat. Der Auftragnehmer darf die Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen nicht davon abhängig machen, dass der Auftraggeber eine bestimmte Vergütung anerkennt und/oder vorab leistet.

10. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftragnehmer setzt für die Verarbeitung die in der Anlage 3 benannten Unterauftragsverarbeiter ein.

Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber in Textform über Änderungen an der Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern informieren. Zu diesem Zweck wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber in Textform folgende Informationen übersenden:

a. Beschreibung der geplanten Änderung;

b. Name und Adresse des Unterauftragsverarbeiters;

c. welche Leistungen der Unterauftragsverarbeiter erbringen soll und welche personenbezogenen Daten und welche Kategorie von Betroffenen hiervon betroffen sind;

Der Auftraggeber kann innerhalb einer Frist von zwei Wochen seit Zugang der Information der Änderung widersprechen. Der Auftragnehmer setzt die Änderung nicht vor Ablauf der Widerspruchsfrist um. Im Falle eines Widerspruchs ist der Auftragnehmer berechtigt, den Auftragsverarbeitungsvertrag mit einer Frist von mindestens einem Monat zu kündigen, sofern die Änderung dem Auftraggeber zumutbar gewesen wäre und der Widerspruch dem Auftragnehmer unzumutbar ist. Zumutbarkeit für den Auftraggeber ist gegeben, wenn mit der Änderung keine Nachteile für ihn zu befürchten gewesen wären und insbesondere sichergestellt gewesen wäre, dass die Vorgaben dieses Vertrages und der DSGVO bei Umsetzung der Änderung weiter eingehalten worden wären. Unzumutbarkeit für den Auftragnehmer ist gegeben, wenn er seine Auftragsverarbeitungsleistungen als im Wesentlichen gleichförmigen Prozess für eine Vielzahl von Auftraggebern erbringt und individuelle Abweichungen bei den Unterauftragsverarbeitern für den Auftragnehmer nicht einfach umzusetzen sind (z.B. alle Auftraggeber nutzen die selbe, standardisierte Softwareplattform).

Der Auftragnehmer wird für eventuelle Unterauftragsverarbeiter die in den Absätzen 2 und 4 des Art. 28 DSGVO genannten Bedingungen einhalten. Er hat ferner sicherzustellen, dass die sonst mit dem Auftraggeber insoweit getroffenen vertraglichen Vereinbarungen sowie die ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch von den Auftragsverarbeitern eingehalten werden. Er hat dies dem Auftraggeber auf dessen Wunsch nachzuweisen.

11. Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften, Vereinbarungen oder Weisungen

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften, gegen die getroffenen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach erster Kenntnis, in Textform mitzuteilen. Die entsprechende Meldung soll zumindest folgende Informationen enthalten:

a. Eine Beschreibung der Art der Verletzung, soweit möglich mit Angabe der Art und Menge der betroffenen Daten sowie Kategorien der betroffenen Personen;

b. Den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer sonstigen Anlaufstelle für weitere Informationen;

c. Eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

d. Eine Beschreibung der von dem Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Jegliche, etwaige erforderliche Meldung an eine Aufsichtsbehörde oder Information von Betroffenen obliegt allein dem Auftraggeber. Der Auftragnehmer wird hieran im erforderlichen Umfang mitwirken.

Der Auftragnehmer ist weiter verpflichtet, den Verstoß im erforderlichen Umfang unverzüglich aufzuklären und dem Auftraggeber eine entsprechende Dokumentation zu überlassen. Die Dokumentation hat eine Darstellung zu umfassen, welche Maßnahmen der Auftragnehmer ergriffen hat, um weitere Verstöße zu unterbinden und warum er der Auffassung ist, dass die ergriffenen Maßnahmen ausreichend sind, um den Vorgaben dieses Vertrages und der gesetzlichen Vorschriften zu genügen.

12. Vergütung des Auftragnehmers

Dem Auftragnehmer steht für die von ihm unter diesem Vertrag erbrachten Leistungen kein gesondertes Entgelt zu, sofern nicht anders in diesem Vertrag vereinbart.

13. Haftung

Die Haftung der Parteien richtet sich nach den Vereinbarungen des Hauptvertrages. Die unmittelbare Haftung der Parteien gegenüber einem Betroffenen aus gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes bleibt unberührt.

14. Dauer des Vertrages

Die Laufzeit dieses Vertrages richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages. Er kann isoliert vom Hauptvertrag nur aus wichtigem Grund gekündigt werden, es sei denn, dieser Vertrag oder zwingende gesetzliche Vorschriften bestimmt etwas Anderes.

15. Folgen der Vertragsbeendigung

Der Auftragnehmer wird nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Auftraggebers entweder löschen oder zurückgeben und die vorhandenen Kopien löschen, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Der Auftragnehmer hat die Durchführung der Löschung entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers diesem zu bestätigen.

Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren.

Jegliches Zurückbehaltungsrecht Auftragnehmers hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ist im Übrigen ausgeschlossen.

16. Schlussbestimmungen

Es gelten die Schlussbestimmungen des Hauptvertrages.

Anlage 1 - Kategorien personenbezogener Daten und Betroffener

Kategorien personenbezogener Daten

Name

Adresse

Daten zur beruflichen Entwicklung und Qualifikation

Arbeitszeugnisse

Kategorien der von der Auftragsverarbeitung Betroffenen

Bewerber für Arbeitsplätze

Anlage 2 - Technische und organisatorische Maßnahmen

Unverbindliches Muster zur Prüfung und Anpassung

Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Zutrittskontrolle I - Folgende implementierte Maßnahmen verhindern, dass Unbefugte Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen haben:

Türsicherungen (elektrische Türöffner, Zahlenschloss, etc.)

Sicherheitstüren / -fenster

Schlüsselverwaltung/Dokumentation der Schlüsselvergabe

Werkschutz, Pförtner

Alarmanlage

Absicherung von Gebäudeschächten

Mitarbeiter- und Berechtigungsausweise

Sperrbereiche

Besucherregelung (Bspw. Abholung am Empfang, Dokumentation von Besuchszeiten, Besucherausweis, Begleitung nach dem Besuch bis zum Ausgang)

Zugangskontrolle - Folgende implementierte Maßnahmen verhindern, dass Unbefugte Zugang zu den Datenverarbeitungssystemen haben.

Persönlicher und individueller User-Log-In bei Anmeldung am System bzw. Unternehmensnetzwerk

Autorisierungsprozess für Zugangsberechtigungen

Begrenzung der befugten Benutzer

BIOS-Passwörter

Elektronische Dokumentation von Passwörtern und Schutz dieser Dokumentation vor unbefugtem Zugriff

Personalisierte Chipkarten, Token, PIN-/TAN, etc.

Protokollierung des Zugangs

Zusätzlicher System-Log-In für bestimmte Anwendungen

Automatische Sperrung der Clients nach gewissem Zeitablauf ohne Useraktivität (auch passwortgeschützter Bildschirmschoner oder automatische Pausenschaltung)

Firewall

Zugriffskontrolle - Folgende implementierte Maßnahmen stellen sicher, dass Unbefugte keinen Zugriff auf personenbezogene Daten haben

Verwaltung und Dokumentation von differenzierten Berechtigungen

Abschluss von Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung für die externe Pflege, Wartung und Reparatur von Datenverarbeitungsanlagen, sofern bei der Fernwartung die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Gegenstand der Dienstleistung ist.

Auswertungen/Protokollierungen von Datenverarbeitungen

Autorisierungsprozess für Berechtigungen

Genehmigungsroutinen

Profile/Rollen

Verschlüsselung von CD/DVD- ROM, externen Festplatten und/oder Laptops (etwa per Betriebssystem, TrueCrypt, Safe Guard Easy, WinZip, PGP)

Maßnahmen zur Verhinderung unbefugten Überspielens von Daten auf extern verwendbare Datenträger (z.B. Kopierschutz, Sperrung von USB-Ports, "Data Loss Prevention (DLP)-System"

Mobile Device Management-System

Vier-Augen-Prinzip

Funktionstrennung "Segregation of Duties"

Fachkundige Akten- und Datenträgervernichtung gemäß DIN 66399

Nicht-reversible Löschung von Datenträgern

Sichtschutzfolien für mobile Datenverarbeitungssysteme

sonstiges: Bitte ergänzen

Trennungskontrolle - Folgende Maßnahmen stellen sicher, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene personenbezogene Daten getrennt verarbeitet werden

Speicherung der Datensätze in physikalisch getrennten Datenbanken

Verarbeitung auf getrennten Systemen

Zugriffsberechtigungen nach funktioneller Zuständigkeit

Getrennte Datenverarbeitung durch differenzierende Zugriffsregelungen

Mandantenfähigkeit von IT-Systemen

Verwendung von Testdaten

Trennung von Entwicklungs- und Produktionsumgebung

sonstiges: Bitte ergänzen

Weitergabekontrolle - Es ist sichergestellt, dass personenbezogene Daten bei der Übertragung oder Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können und überprüft werden kann, welche Personen oder Stellen personenbezogene Daten erhalten haben. Zur Sicherstellung sind folgende Maßnahmen implementiert:

Verschlüsselung von Email bzw.- Email-Anhängen (z.B. WinZip)

Verschlüsselung des Speichermediums von Laptops

Gesicherter File Transfer (z.B. sftp)

Gesicherter Datentransport (z.B. SSL, ftps, TLS)

Verschlüsselung von CD/DVD- ROM, externen Festplatten oder USB-Sticks

Physikalische Transportsicherung

Verpackungs- und Versandvorschriften

Elektronische Signatur

Gesichertes WLAN

Fernwartungskonzept (z.B. Verschlüsselung, Ereignisauslösung durch Auftraggeber, Challenge-Response, Rückrufautomatik, Einmal-Passwort)

"Mobile Device Management-System"

"Data Loss Prevention (DLP)-System"

Regelung zum Umgang mit mobilen Speichermedien (z.B. Laptop, USB-Stick, Mobiltelefon)

Protokollierung von Datenübertragung oder Datentransport

Protokollierung von lesenden Zugriffen

Protokollierung des Kopierens, Veränderns oder Entfernens von Daten

Getunnelte Datenfernverbindungen (VPN = Virtuelles Privates Netzwerk)

sonstiges: Bitte ergänzen 

Eingabekontrolle - Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass geprüft werden kann, wer personenbezogene Daten zu welcher Zeit in Datenverarbeitungsanlagen verarbeitet hat.

Zugriffsrechte

Systemseitige Protokollierungen

Dokumenten Management System (DMS) mit Änderungshistorie

Sicherheits-/Protokollierungssoftware

Funktionelle Verantwortlichkeiten, organisatorisch festgelegte Zuständigkeiten

Mehraugenprinzip

"Data Loss Prevention (DLP)-System"

sonstiges: Bitte ergänzen

Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Sicherheitskonzept für Software- und IT-Anwendungen

Back-Up Verfahren

Aufbewahrungsprozess für Back-Ups (brandgeschützter Safe, getrennter Brandabschnitt, etc.)

Gewährleistung der Datenspeicherung im gesicherten Netzwerk

Bedarfsgerechtes Einspielen von Sicherheits-Updates

Spiegeln von Festplatten

Einrichtung einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV)

Geeignete Archivierungsräumlichkeiten für Papierdokumente

Brand- und/oder Löschwasserschutz des Serverraums

Brand- und/oder Löschwasserschutz der Archivierungsräumlichkeiten

Klimatisierter Serverraum

Virenschutz

Firewall

Notfallplan

Erfolgreiche Notfallübungen

Redundante, örtlich getrennte Datenaufbewahrung (Offsite Storage)

sonstige: Bitte ausführen

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

Datenschutz-Management - Folgende Maßnahmen sollen gewährleisten, dass eine den datenschutzrechtlichen Grundanforderungen genügende Organisation vorhanden ist:

Interne Datenschutz-Richtlinie

Richtlinien/Anweisungen zur Gewährleistung von technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit

Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis

Hinreichende Schulungen der Mitarbeiter in Datenschutzangelegenheiten

Führen einer Übersicht über Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)

Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen, soweit erforderlich (Art. 35 DSGVO)

sonstige: Bitte ausführen

Incident-Response-Management - Folgende Maßnahmen sollen gewährleisten, dass im Fall von Datenschutzverstößen Meldeprozesse ausgelöst werden:

Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DSGVO gegenüber den Aufsichtsbehörden (Art. 33 DSGVO)

Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DSGVO gegenüber den Betroffenen (Art. 34 DSGVO)

sonstige: Bitte ausführen

Auftragskontrolle

Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass, dass personenbezogene Daten nur entsprechend der Weisungen verarbeitet werden können.

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Regelungen zu den Rechten und Pflichten des Auftragnehmers und Auftraggebers

Prozess zur Erteilung und/oder Befolgung von Weisungen

Bestimmung von Ansprechpartnern und/oder verantwortlichen Mitarbeitern

Kontrolle/Überprüfung weisungsgebundener Auftragsdurchführung

Schulungen/Einweisung aller zugriffsberechtigten Mitarbeiter beim Auftragnehmer

Unabhängige Auditierung der Weisungsgebundenheit

Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis

Vereinbarung von Konventionalstrafen für Verstöße gegen Weisungen

formalisiertes Auftragsmanagement

dokumentiertes Verfahren zur Auswahl von Dienstleitern

standardisiertes Vertragsmanagement zur Vor- und Nachkontrolle der Dienstleister

sonstiges: Bitte ergänzen

Anlage 3 - Unterauftragsverarbeiter

Perspective Software GmbH, Müggelstraße 22 D-10247 Berlin

Hosting der für die Aufragsverarbeitung verwendeten Server:

Perspective Software GmbH

Auftragsverarbeitungsvertrag abrufbar unter www.ajency.de/av

Technische und organisatorische Maßnahmen abrufbar unter www.ajency.de/av